Bewirtungsbeleg: Alles, was Sie wissen müssen

Wer Geschäftspartner, Kundschaft oder andere Gäste aus geschäftlichem Anlass bewirtet, kann die Kosten nur dann als Betriebsausgabe geltend machen, wenn der Anlass schriftlich nachgewiesen ist. Dieser Nachweis heißt Bewirtungsbeleg. Abziehbar sind bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen höchstens 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Dieser Beitrag erklärt, welche Angaben auf den Eigenbeleg gehören, welche Anforderungen die Rechnung des Restaurants erfüllen muss – mit der wichtigen Grenze von 250 Euro –, wann die 70-Prozent-Grenze gilt und was für digitale Belege und Bewirtungen im Ausland zu beachten ist. Grundlage ist das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 19. November 2025, das seit dem 1. Januar 2025 anzuwenden ist.

Definition des Bewirtungsbelegs

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Das Gesetz verlangt für den Abzug von Bewirtungsaufwendungen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmende und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. In der Praxis erstellt die bewirtende Person dafür ein formloses Dokument, den sogenannten Eigenbeleg, und unterschreibt ihn. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, wird die Rechnung des Bewirtungsbetriebs beigefügt; auf dem Eigenbeleg genügen dann Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmenden, weil sich Ort, Tag und Betrag aus der Rechnung ergeben.

Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Wer den Beleg erst Monate später beim Jahresabschluss ausfüllt, riskiert, dass das Finanzamt den Abzug versagt.

Wofür wird er benötigt?

Ohne ordnungsgemäßen Nachweis sind Bewirtungsaufwendungen nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Ein einfacher Kassenbon ohne Eigenbeleg reicht nicht, weil daraus weder die Teilnehmenden noch der geschäftliche Anlass hervorgehen. Beim Anlass sind konkrete Angaben gefragt, etwa das besprochene Projekt oder der Vertrag, um den es ging. Allgemeine Formulierungen wie „Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ reichen nach Auffassung der Finanzverwaltung in der Regel nicht aus.

Voraussetzungen für einen gültigen Bewirtungsbeleg

Erforderliche Angaben

Die Rechnung des Bewirtungsbetriebs muss für den Betriebsausgabenabzug bestimmte Angaben enthalten. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV) sind das:

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebs,
2. Ausstellungsdatum,
3. Menge und Art der Speisen und Getränke – „Speisen und Getränke“ als Sammelangabe genügt nicht, Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ sind aber in Ordnung,
4. Tag der Bewirtung – ein maschineller Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ reicht, handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel nicht,
5. Rechnungsbetrag.

Bei Rechnungen über 250 Euro kommen hinzu:

• die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer,
• der Name des Bewirtenden, also des Unternehmens oder der Person, die die Rechnung bezahlt. Diese Vorgabe ist erfüllt, wenn der Leistungsempfänger auf der Rechnung angegeben ist.

Unabhängig vom Betrag gehören die Namen der bewirteten Personen und der konkrete Anlass immer auf den Eigenbeleg – nicht erst ab 250 Euro.

Formale Anforderungen

• Maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet: Nutzt der Bewirtungsbetrieb eine elektronische Kasse, werden nur Rechnungen anerkannt, die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind. Erkennbar ist das in der Regel an Transaktionsnummer und Seriennummer auf dem Beleg, oft auch als QR-Code. Handschriftliche oder nur maschinell erstellte Belege schließen den Abzug in diesem Fall vollständig aus.
• TSE-Ausfall: Fällt die TSE aus und ist das auf dem Beleg erkennbar, etwa durch eine fehlende Transaktionsnummer, bleibt der Abzug grundsätzlich möglich.
• Rechnung auf Rechnung, bargeldlos: Wird eine Veranstaltung erst später abgerechnet und unbar bezahlt oder akzeptiert der Betrieb nur unbare Zahlungen, ist ein Kassenbeleg nicht zwingend; dann wird der Zahlungsnachweis beigefügt.
• Trinkgeld: Es kann auf der maschinellen Rechnung ausgewiesen werden. Andernfalls muss die bewirtende Person die Zahlung anders nachweisen, zum Beispiel durch eine Quittung der Empfängerin oder des Empfängers auf der Rechnung.
• Unterschrift: Der Eigenbeleg ist von der bewirtenden Person zu unterschreiben.

Anlässe für die Erstellung eines Bewirtungsbelegs

Geschäftlich veranlasste Bewirtung

Geschäftlich veranlasst ist eine Bewirtung, wenn Personen bewirtet werden, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen – etwa Kundschaft oder Lieferanten. Für geschäftlich veranlasste Bewirtungen gelten die Nachweispflichten und die 70-Prozent-Grenze.

Betrieblich veranlasste Bewirtung

Allgemein betrieblich veranlasst ist ausschließlich die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, zum Beispiel bei einer Betriebsfeier. Soweit die Aufwendungen darauf entfallen, sind sie nach den Einkommensteuer-Richtlinien (R 4.10 Abs. 7 EStR) unbegrenzt abziehbar. Für die Beschäftigten kann dabei allerdings steuerpflichtiger Arbeitslohn entstehen; das ist eine eigene lohnsteuerliche Frage.

Keine Bewirtung im steuerlichen Sinn sind Aufmerksamkeiten in geringem Umfang wie Kaffee, Tee oder Gebäck bei einer Besprechung, wenn es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.

Bewirtungsbeleg und Steuervorteile

Abzugsfähige Kosten

Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen sind 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar, 30 Prozent sind nicht abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Das gilt für die gesamte Rechnung einschließlich Getränken und nachgewiesenem Trinkgeld. Unangemessen hohe Aufwendungen sind insoweit ganz vom Abzug ausgeschlossen. Die Umsatzsteuer ist davon getrennt zu betrachten; wie der Vorsteuerabzug im Einzelfall aussieht, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.

Sind die Nachweisvoraussetzungen nicht erfüllt – fehlt etwa der Eigenbeleg oder entspricht die Rechnung nicht den Anforderungen –, entfällt der Abzug vollständig, nicht nur zu 30 Prozent.

Sonderregelungen

Digitale Belege: Die Rechnung kann elektronisch übermittelt werden, zum Beispiel als E-Rechnung, und eine Papierrechnung darf digitalisiert werden. Auch der Eigenbeleg darf digital erstellt werden. Er muss dann elektronisch unterschrieben oder genehmigt werden, darf nachträglich nicht undokumentiert änderbar sein und muss eindeutig mit der zugehörigen Rechnung verknüpft sein, etwa über einen Verweis oder einen Index im Dokumentenmanagementsystem. Lässt sich einer Rechnung kein Eigenbeleg zuordnen, versagt das Finanzamt den Abzug.

Bewirtungen im Ausland: Die Anforderungen gelten grundsätzlich auch im Ausland. Wird glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu bekommen war, genügt ausnahmsweise die ausländische Rechnung. Eine handschriftliche Rechnung reicht nur, wenn im jeweiligen Staat keine Pflicht zu maschinellen Belegen besteht.

Verzehrgutscheine: Werden Gästen Gutscheine ausgegeben, die sie in einem Bewirtungsbetrieb auf Rechnung des Unternehmens einlösen, genügt die Abrechnung über die Gutscheine.

Schlussfolgerung

Ein Bewirtungsbeleg besteht aus zwei Teilen: dem Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmenden und der ordnungsgemäßen, TSE-gesicherten Rechnung des Bewirtungsbetriebs. Die 250-Euro-Grenze bestimmt, welche Angaben die Rechnung zusätzlich enthalten muss; die 70-Prozent-Grenze bestimmt, wie viel einer geschäftlichen Bewirtung abziehbar ist. Fehlt ein Nachweis, ist der gesamte Betrag verloren. Prüfen Sie Rechnung und Eigenbeleg deshalb direkt nach dem Termin und klären Sie Sonderfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Quellen

1. BMF-Schreiben vom 19.11.2025: Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben (abgerufen am 30.09.2026)
2. § 4 EStG – Gewinnbegriff im Allgemeinen (Abs. 5 Satz 1 Nr. 2) (abgerufen am 30.09.2026)
3. § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge (abgerufen am 30.09.2026)
4. R 4.10 Abs. 6 und 7 EStR – Betrieblicher und geschäftlicher Anlass (Amtliches Einkommensteuer-Handbuch 2025) (abgerufen am 30.09.2026)