Recruiting-Wissen · Mitarbeiter gewinnen
Wie finden Unternehmen schnell und wirksam die passenden Talente? Personalbeschaffung ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg und stellt Führungskräfte und HR-Verantwortliche vor komplexe Aufgaben. Dieser Artikel gibt einen fundierten Überblick über moderne Strategien und praktische Tipps, mit denen Sie Ihre Personalbeschaffung optimieren – von der internen Rekrutierung bis zu digitalen Recruiting-Methoden.
- 01Personalbeschaffung ist ein entscheidender Prozess für den Unternehmenserfolg; die Personalabteilung verantwortet das Recruiting und die Einhaltung der Qualitätsstandards.
- 02Interne Maßnahmen setzen auf vorhandenes Know-how, externe Maßnahmen bringen neue Talente, Vielfalt und frische Ideen ins Unternehmen.
- 03Der Prozess läuft in drei Schritten: Planung und Vorbereitung, Suche nach Kandidaten, Bewertung und Auswahl.
- 04Die Digitalisierung eröffnet neue Ansätze – von sozialen Medien über künstliche Intelligenz bis zu Talent Pools.
Grundlagen der Personalbeschaffung
Die Personalbeschaffung, auch Personalgewinnung genannt, ist eine zentrale Aufgabe des Human Resource Managements und essenziell für den Unternehmenserfolg. Der Prozess beginnt mit dem gemeldeten Bedarf und endet mit einem unterschriebenen Arbeitsvertrag.
Definition: Was ist Personalbeschaffung?
Personalbeschaffung, auch Personalrekrutierung genannt, ist das Rekrutieren der erforderlichen Arbeitskräfte für eine Organisation in Bezug auf Qualität, Menge, Zeit und Ort, um den Personalbedarf zu decken. Sie kann intern oder extern erfolgen.
Die Rolle der Personalabteilung
Die Personalabteilung ist hauptsächlich für das Recruiting zuständig, einen wichtigen Teilbereich der Personalbeschaffung. Dazu gehören:
- die Suche und Auswahl neuer Mitarbeitender
- die Sicherstellung, dass vordefinierte Teilschritte und Qualitätsstandards des Rekrutierungsprozesses eingehalten werden
- die Vorauswahl und Hauptauswahl von Bewerbenden
- die Prüfung von Bewerbungsunterlagen
- die Durchführung klassischer Bewerbungsgespräche
Für Employer Branding und Recruiting-Kampagnen braucht die Personalabteilung teilweise auch die Unterstützung der Marketingabteilung.
Recruiting und Employer Branding auslagern
Häufig ist es klug, für Recruiting und Employer Branding auf spezialisierte Dienstleister zurückzugreifen. Sie bringen Fachwissen, Erfahrung, Ressourcen und Netzwerke mit, kennen die neuesten Trends im Personalwesen, erhöhen die Sichtbarkeit von Stellenanzeigen und sprechen die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten an. Zudem helfen sie, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen, die sich positiv auf Unternehmensimage und Mitarbeiterbindung auswirkt.
Arten der Personalbeschaffung: Intern vs. Extern
Bei der internen Personalbeschaffung werden Mitarbeitende aus dem eigenen Unternehmen gewonnen, etwa durch Versetzung oder Beförderung. Bei der externen Personalbeschaffung wird die Stelle außerhalb des Unternehmens ausgeschrieben. Beide Ansätze haben ihre Vorteile – und ihre Herausforderungen.
Interne Personalbeschaffung – Potenziale nutzen
Passendes Personal finden Unternehmen intern über Ausschreibungen im Intranet oder am „Schwarzen Brett“, durch direkte Gespräche, einen internen Talent Pool oder Rundschreiben an alle Mitarbeitenden. Auch Ausbildungsplätze, Praktika und Lehrstellen gehören zu den Instrumenten. Versetzungen sollten im Einvernehmen mit den Mitarbeitenden erfolgen, um Druck durch temporäre Mehrarbeit zu vermeiden.
Maßnahmen, um Personal intern zu beschaffen:
- Beförderungen und Versetzungen: Mitarbeitende wechseln innerhalb des Unternehmens auf andere oder höhere Positionen.
- Mitarbeiterempfehlungen: Bestehende Mitarbeitende empfehlen Bekannte oder ehemalige Kollegen.
- Interne Ausschreibungen: Offene Stellen werden zuerst intern ausgeschrieben, bevor sie extern veröffentlicht werden.
- Talentpools: Bereits bekannte Talente im Unternehmen werden für vakante Positionen genutzt.
- Nachfolgeplanung: Geplante Nachfolge für Schlüsselpositionen durch interne Mitarbeiterentwicklung.
Externe Personalbeschaffung – Neue Talente anziehen
Externe Personalbeschaffung bezeichnet das Anwerben neuer Mitarbeitender aus anderen Unternehmen oder vom allgemeinen Arbeitsmarkt. Sie öffnet den Zugang zu einem größeren Bewerberpool und neuen Ideen – etwa über Jobbörsen mit breiter Zielgruppe oder über Events und Kongresse, auf denen sich das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber präsentiert.
Maßnahmen, um Personal extern zu beschaffen:
- Stellenanzeigen in Medien: Jobangebote in Zeitungen, Fachzeitschriften oder auf Online-Jobportalen.
- Headhunting: Direkte Ansprache passender Kandidaten durch Personalberater oder Headhunter.
- Soziale Medien und berufliche Netzwerke: Rekrutierung über Plattformen wie LinkedIn oder XING.
- Karrieremessen und Recruiting-Events: Teilnahme an Messen oder eigene Veranstaltungen zur Talentgewinnung.
- Kooperationen mit Bildungseinrichtungen: Partnerschaften mit Universitäten oder Fachschulen zur Gewinnung von Absolventen.
| Interne Personalbeschaffung | Externe Personalbeschaffung | |
|---|---|---|
| Kosten und Know-how | Kostenersparnis, da keine teuren Stellenanzeigen oder Vermittlungsgebühren anfallen; vorhandenes Know-how verkürzt die Einarbeitung deutlich | Gezielte Suche nach spezialisierten Kompetenzen, die intern möglicherweise nicht verfügbar sind |
| Wirkung im Team | Motivationsschub durch sichtbare Aufstiegschancen – gut für Zufriedenheit, Bindung, Produktivität und Betriebsklima | Frische Perspektiven und neue Ideen fördern Innovation, Kreativität und die Vielfalt der Belegschaft |
| Reichweite | Nutzt die Potenziale der eigenen Belegschaft | Jobbörsen, Social Media und Recruiting-Veranstaltungen erreichen eine größere Zielgruppe – wertvoll bei seltenen Qualifikationen und in wettbewerbsintensiven Branchen |
Der Personalbeschaffungsprozess im Detail
Die Personalbeschaffung durchläuft drei Prozessschritte mit jeweils eigenen Aufgaben – jeder trägt zur Gesamteffektivität bei.
- 1Planung und Vorbereitung
Personalbedarf nach Qualität, Menge, Zeit und Ort klären, Bedarfsmeldung durch die Führungskraft, Anforderungsprofil festlegen. Eine strategische Ausrichtung sorgt dafür, dass die Personalgewinnung zielgerichtet und effizient läuft.
- 2Suche nach Kandidaten
Soziale Medien und Netzwerke wie Facebook, LinkedIn und Instagram verbreiten Stellenanzeigen; per Active Sourcing identifizieren und kontaktieren Recruiter geeignete Kandidaten direkt. Dazu kommen Partnerschaften mit Universitäten und Personalvermittlungsagenturen.
- 3Bewertung und Auswahl
Mit Eignungsdiagnostik und Testverfahren werden relevante Kriterien definiert und Kandidaten anhand verhaltensbezogener Fragen sowie Persönlichkeits-, Fähigkeits- und Intelligenztests bewertet. Danach folgt das Vorstellungsgespräch als entscheidender Teil der Personalauswahl.
Innovative Ansätze in der Personalgewinnung
Mit der rasanten technischen Entwicklung entstehen immer neue Ansätze in der Personalgewinnung. Employer Branding und Social Recruiting sind zentral für ein effizientes und wertorientiertes Recruiting. Die Digitalisierung ermöglicht auch das umgekehrte Bewerbungsverfahren, bei dem sich Kandidatinnen und Kandidaten auf Plattformen präsentieren und Algorithmen sie den Anforderungen der Arbeitgeber zuordnen.
Employer Branding als Magnet für Fachkräfte
Employer Branding umfasst strategische Maßnahmen, die Werte, Kultur und Mission des Unternehmens vermitteln – oft kreativ über soziale Medien. Wer seine Unternehmenskultur wirksam hervorhebt, präsentiert sich als bevorzugter Arbeitgeber und besteht im Wettbewerb um Fachkräfte. Emotionale Bindungen senken zudem die Fluktuation und stärken die Belegschaft.
Social Recruiting – Erreichbarkeit steigern
Social Recruiting nutzt soziale Medien und mobile Technologien, um die Reichweite zu erhöhen. Mobile Recruiting-Apps und Karriereseiten erleichtern das Registrieren und Bewerben. Mobile Recruiting erfordert für mobile Endgeräte optimierte Web-Plattformen und mobile Bewertungs- und Auswahltools.
Digitalisierung im Bewerbermanagement
Die Digitalisierung hat das Bewerbermanagement grundlegend verändert. Talent Pools und mobile Recruiting-Apps erhöhen Reichweite und Zugänglichkeit von Stellenanzeigen und optimieren den gesamten Prozess.
Digitale Tools und Plattformen
Mit digitalen Tools lässt sich die gesamte Personalbeschaffung digital organisieren. Künstliche Intelligenz verbessert Bewerbungsprozesse und automatisiert Beurteilungen. Mobile Recruiting-Software erreicht Kandidatinnen und Kandidaten, die sich nicht aktiv bewerben. Talent Pools liefern über Datenanalyse Einblicke in Kandidateninteressen, damit die richtigen Zielgruppen angesprochen werden.
Recruitee als Bewerbermanagement-Tool
Recruitee ist eine Bewerbermanagement-Software, die Unternehmen hilft, ihren Rekrutierungsprozess zu optimieren. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche bietet Recruitee Funktionen wie das Erstellen von Karriereseiten, das Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf mehreren Kanälen und das effiziente Verwalten von Bewerberdaten.
Bewerbungen werden zentral gesammelt und organisiert, was die Zusammenarbeit im Team erleichtert. Außerdem unterstützt das Tool die Kommunikation mit Bewerbenden, die Terminplanung für Interviews und die Analyse des gesamten Prozesses. So sparen Unternehmen Zeit, verbessern die Qualität ihrer Einstellungen und schaffen ein positives Bewerbererlebnis.
Die vorqualifizierten Profile aus der Talent Activation Plattform von mitarbeiter.com lassen sich an Bewerbermanagementsysteme wie Recruitee übergeben.
Analyse und Datenmanagement
Die Pflege eines Talent Pools umfasst die Sicherstellung der Datenrelevanz und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Die Datenanalyse liefert Einsichten in Rekrutierungstrends und -muster und ist die Grundlage für informierte Entscheidungen.
Personalbeschaffungs-Methoden im Vergleich
Es gibt viele verschiedene Methoden der Personalbeschaffung, jede mit eigenen Vor- und Nachteilen. In unserem ausführlichen Beitrag über Mitarbeitergewinnung gehen wir auf sämtliche Methoden ein und diskutieren ihre Vor- und Nachteile.
Passende Methode für jedes Unternehmen
Passen Sie Ihre Methoden an Größe und Organisationsstruktur Ihres Unternehmens an. Datenanalyse und technische Lösungen helfen, die Strategie zu optimieren – und die Auswahl der richtigen Kanäle und Methoden ist unabdingbar, um die geeignete Zielgruppe anzusprechen.
Optimierung der Personalbeschaffung
Die Optimierung der Personalbeschaffung ist ein kontinuierlicher Prozess mit ständiger Überprüfung und Anpassung. Assessment Center, strukturierte Interviews und ein gutes Onboarding verbessern Qualität und Passgenauigkeit der Neuzugänge deutlich.
Assessment Center und strukturierte Interviews
Assessment Center und strukturierte Interviews bewerten die Kompetenzen aller Bewerbenden nach gleichen Maßstäben und machen Entscheidungen objektiver. So identifizieren Unternehmen die besten Talente.
Onboarding – Ein guter Start für neue Mitarbeiter
Onboarding ist ein wichtiger Teil der Personalbeschaffung. Ein gutes Programm umfasst Referenzmaterialien, die neuen Mitarbeitenden die komplexen Details des Unternehmens erklären.
mitarbeiter.com® als Partner für Personalbeschaffung
Bei mitarbeiter.com unterstützen wir Ihr Unternehmen bei der externen Personalbeschaffung mit der Talent Activation Plattform: Wir identifizieren passende Talente in Ihrer Region, aktivieren sie für Ihre Stelle, auch Menschen, die gerade nicht aktiv suchen, und qualifizieren jede Person persönlich vor.
Die Talent Cloud verbindet dafür unterschiedliche Quellen, von Karrierenetzwerken und Social Media über Jobplattformen bis zu Talent Pools und eigenen Daten. Eine starke Arbeitgebermarke bleibt dabei wichtig, damit angesprochene Talente Ihr Angebot überzeugt.
Die vorqualifizierten Profile stehen in Ihrer Plattform bereit und lassen sich an Ihr Bewerbermanagementsystem übergeben, etwa an Recruitee, Personio oder softgarden. Sie sprechen direkt mit den Kandidaten und entscheiden selbst, wen Sie einstellen.
Persönliche Vorqualifizierung und erfolgsbasierte Abrechnung
Im Telefonat klären wir mit jeder Person Gehaltsrahmen, Entfernung und Starttermin. Bei Ihnen kommen nur Profile an, die ihr Interesse an Ihrer Stelle bestätigt haben.
Wir sind keine Personalvermittlung: Sie sprechen direkt mit den Kandidaten, und die Talente werden bei Ihnen angestellt.
Zusammenfassung
Personalbeschaffung spielt eine entscheidende Rolle für den Unternehmenserfolg: Wer sie wirksam gestaltet, gewinnt die richtigen Talente und steigert Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Mit den richtigen Strategien und Tools – Employer Branding, Social Recruiting und digitalen Plattformen – wird der Prozess effizient. Externe Partner wie mitarbeiter.com bieten dabei wertvolle Unterstützung.
