HR-Lexikon · L
Eine Lohnabrechnung ist ein grundlegendes Dokument, das detailliert aufzeigt, wie sich der Lohn eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum zusammensetzt.
Die Lohnabrechnung zeigt, wie aus dem Bruttolohn der ausgezahlte Nettobetrag wird: welche Bestandteile zum Verdienst gehören und welche Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen werden. Wer sie lesen kann, erkennt Fehler schneller und versteht den eigenen Nettoverdienst.
Dieser Leitfaden erklärt, was eine Lohnabrechnung enthalten muss, wie sie aufgebaut ist, welche Beitragssätze 2026 gelten und welche Fehler in der Praxis häufig vorkommen.
Was ist eine Lohnabrechnung?
Arbeitgeber müssen ihren Beschäftigten bei jeder Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform erteilen (§ 108 Abs. 1 Gewerbeordnung). Üblich ist eine monatliche Abrechnung. Die Pflicht entfällt nur, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben (§ 108 Abs. 2 GewO).
Definition und Zweck
Die Abrechnung muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten, also Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen und sonstigen Vergütungen sowie Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse (§ 108 Abs. 1 GewO). Weitere Pflichtangaben regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung. Beschäftigte nutzen die Abrechnung als Einkommensnachweis, zum Beispiel gegenüber Vermietern, Banken oder Behörden.
Wichtigkeit der Lohnabrechnung
Mit der Lohnabrechnung können Beschäftigte prüfen, ob ihr Entgelt richtig berechnet wurde, etwa Überstunden, Zuschläge oder Abzüge. Für Arbeitgeber dokumentiert sie, dass Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge korrekt ermittelt wurden. Eine nachvollziehbare Abrechnung beugt Rückfragen und Streit vor.
Bestandteile der Lohnabrechnung
Bruttogehalt und Nettogehalt
Das Bruttogehalt ist der Betrag vor allen Abzügen. Es umfasst das Grundgehalt sowie Zulagen, Zuschläge und Sonderzahlungen. Nach Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen ergibt sich das Nettogehalt. Werden danach noch weitere Beträge einbehalten, etwa für vermögenswirksame Leistungen, ist der Auszahlungsbetrag niedriger als das Netto.
Steuern und Sozialabgaben
Vom Bruttolohn werden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen. Zu den Steuern gehören die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer. Der Solidaritätszuschlag fällt nur an, wenn die Lohnsteuer eine Freigrenze übersteigt (§ 3 SolZG); die Höhe der Kirchensteuer hängt vom Bundesland ab. Die Sozialversicherungsbeiträge betreffen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
Arbeitgeber und Beschäftigte tragen die Beiträge grundsätzlich je zur Hälfte, es gibt aber Ausnahmen: Den Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung zahlen Beschäftigte allein, in Sachsen tragen Beschäftigte einen höheren Anteil am Pflegebeitrag, und bei Minijobs und Midijobs gelten besondere Regeln.
| Versicherungszweig | Beitragssatz 2026 | Anteil Beschäftigte |
|---|---|---|
| Krankenversicherung | 14,6 Prozent plus kassenindividueller Zusatzbeitrag (Durchschnitt 2026: 2,9 Prozent) | 7,3 Prozent plus halber Zusatzbeitrag |
| Pflegeversicherung | 3,6 Prozent; Kinderlose ab 23 Jahren 4,2 Prozent | 1,8 Prozent; Kinderlose 2,4 Prozent; Abschläge ab dem zweiten Kind unter 25 Jahren |
| Rentenversicherung | 18,6 Prozent | 9,3 Prozent |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6 Prozent | 1,3 Prozent |
Beiträge werden nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze erhoben. Sie liegt 2026 in der Kranken- und Pflegeversicherung bei 5.812,50 Euro im Monat (69.750 Euro im Jahr) und in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 8.450 Euro im Monat (101.400 Euro im Jahr). Was darüber hinaus verdient wird, ist beitragsfrei.
Freiwillige Abzüge
Neben den gesetzlichen Abzügen können weitere Beträge einbehalten werden, wenn das vereinbart ist, zum Beispiel für vermögenswirksame Leistungen, eine Entgeltumwandlung in die betriebliche Altersvorsorge oder Sachbezüge. Auch Vorschüsse und Pfändungen erscheinen als Abzüge.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Lohnabrechnung
Ermittlung des Bruttogehalts
Zuerst werden alle Entgeltbestandteile des Abrechnungszeitraums zusammengerechnet: Grundgehalt, Zuschläge, Boni, Zulagen und Sachbezüge. Dabei ist für jeden Bestandteil zu klären, ob er steuer- und beitragspflichtig ist.
Berechnung der Steuern
Die Lohnsteuer richtet sich nach Höhe des steuerpflichtigen Lohns, Steuerklasse und weiteren elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen wie Kinderfreibeträgen und Kirchensteuermerkmal. Arbeitgeber berechnen sie nach dem amtlichen Programmablaufplan beziehungsweise den Lohnsteuertabellen. Daraus ergeben sich gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge
Die Beiträge werden mit den Beitragssätzen des jeweiligen Versicherungszweigs aus dem beitragspflichtigen Entgelt berechnet, höchstens bis zur Beitragsbemessungsgrenze. Für die Krankenversicherung gilt der Zusatzbeitrag der jeweiligen Krankenkasse; der Durchschnittswert von 2,9 Prozent ist nur ein Orientierungswert.
Ermittlung des Nettogehalts
Bruttolohn minus Steuern minus Sozialversicherungsbeiträge ergibt das Nettogehalt. Danach werden vereinbarte Nettoabzüge wie vermögenswirksame Leistungen oder Vorschüsse abgezogen; übrig bleibt der Auszahlungsbetrag.
Aufstellung und Dokumentation
Die Abrechnung muss alle Positionen verständlich ausweisen. Nach § 1 Entgeltbescheinigungsverordnung gehören unter anderem dazu: Name und Anschrift des Arbeitgebers, Name, Anschrift und Geburtsdatum der beschäftigten Person, Versicherungsnummer, Beschäftigungsbeginn, Abrechnungszeitraum, Steuerklasse mit Zahl der Kinderfreibeträge, Steuer-Identifikationsnummer, Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle.
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Überprüfen von Berechnungen
Fehler entstehen oft durch veraltete Werte, etwa wenn zum Jahreswechsel neue Beitragsbemessungsgrenzen oder ein geänderter Zusatzbeitrag der Krankenkasse nicht übernommen werden, oder durch falsche Steuermerkmale. Prüfen Sie auch, ob Zuschläge, Boni und Sachbezüge steuer- und beitragsrechtlich richtig behandelt sind. Lohnabrechnungssoftware sollte zum Jahreswechsel aktualisiert werden.
Fristgerechte Abgabe
Die Sozialversicherungsbeiträge sind in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Arbeit geleistet wurde (§ 23 Abs. 1 SGB IV). Die Lohnsteuer-Anmeldung muss spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums beim Finanzamt eingehen (§ 41a Abs. 1 EStG). Ein Fristenkalender hilft, diese Termine einzuhalten.
Korrekte Dokumentation
Jede Abrechnung muss die Pflichtangaben nach § 108 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung enthalten und für die Beschäftigten nachvollziehbar sein. Prüfen Sie Abrechnungen stichprobenartig auf Vollständigkeit, insbesondere nach Änderungen bei Steuerklasse, Kinderzahl oder Krankenkasse.
Schlussfolgerung
Eine Lohnabrechnung ist Pflicht, sobald Arbeitsentgelt gezahlt wird, und muss Zeitraum, Entgeltbestandteile und Abzüge nachvollziehbar zeigen. Für 2026 gelten in der Sozialversicherung Beitragssätze von 14,6 Prozent plus Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung, 3,6 Prozent in der Pflegeversicherung, 18,6 Prozent in der Rentenversicherung und 2,6 Prozent in der Arbeitslosenversicherung.
Arbeitgeber sollten die Werte zum Jahreswechsel prüfen und Fristen fest einplanen. Beschäftigte sollten ihre Abrechnung regelmäßig kontrollieren, vor allem nach Gehaltsänderungen oder einem Wechsel der Krankenkasse.
- § 108 GewO – Abrechnung des Arbeitsentgelts (abgerufen am 30.09.2026)
- § 1 Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) – Inhalt der Entgeltbescheinigung (abgerufen am 30.09.2026)
- Bundesministerium für Gesundheit: Beiträge der gesetzlichen Krankenversicherung (abgerufen am 30.09.2026)
- § 241 SGB V – Allgemeiner Beitragssatz (abgerufen am 30.09.2026)
- GKV-Spitzenverband: Beitragssatz in der Pflegeversicherung (abgerufen am 30.09.2026)
- Deutsche Rentenversicherung: Die Änderungen in der gesetzlichen Rentenversicherung zum 1. Januar 2026 (abgerufen am 30.09.2026)
- § 341 SGB III – Beitragssatz und Bemessung (Arbeitslosenversicherung) (abgerufen am 30.09.2026)
- Bundesregierung: Beitragsbemessungsgrenzen 2026 (abgerufen am 30.09.2026)
- § 3 SolZG 1995 – Bemessungsgrundlage und Freigrenze (abgerufen am 30.09.2026)
- § 23 SGB IV – Fälligkeit der Beiträge (abgerufen am 30.09.2026)
- § 41a EStG – Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer (abgerufen am 30.09.2026)
