Die Kosten für die Personalbeschaffung sind ein entscheidender Aspekt für Unternehmen, der oft unterschätzt wird. Arbeitgeber müssen eine detaillierte Analyse und strategische Planung durchführen, um die Recruiting-Kosten zu budgetieren und zu senken. In diesem umfassenden Leitfaden werden die verschiedenen Aspekte und Faktoren, die die Ausgaben für die Personalgewinnung beeinflussen, sowie Strategien zur Optimierung dieser Kosten erläutert.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Recruiting-Ausgaben umfassen interne und externe Ausgaben, die bei der Suche und Auswahl neuer Mitarbeiter anfallen.
- Cost-per-Hire, Time-to-Hire und Fluktuationsrate sind entscheidende Kennzahlen zur Bewertung der Effizienz der Rekrutierungsmaßnahmen.
- Strategische Planung, Prozessoptimierung, effiziente Budget-Allokation und der Einsatz moderner Technologien können Recruiting-Kosten erheblich reduzieren.
Was sind Recruiting-Kosten?
Ausgaben für Personalbeschaffung beinhalten sämtliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Suche, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter anfallen. Diese Ausgaben können in interne und externe Kostenfaktoren unterteilt werden. Interne Kosten umfassen die Gehälter der HR-Mitarbeiter, die Kosten für interne Rekrutierungsprozesse, Schulungen und Technologien. Externe Kosten hingegen beinhalten Ausgaben für Offline- und Online-Stellenanzeigen, Headhunter, Jobbörsen, Karrierewebsites und externe Personalberatungen.
Interne Kosten
Die internen Kostenfaktoren beziehen sich auf die Ausgaben, die innerhalb des Unternehmens anfallen. Dazu gehören die Gehälter und Sozialleistungen der Mitarbeiter in der Personalabteilung, einschließlich der Gehälter für Recruiter. Auch die Ausgaben für die Schulung dieser Mitarbeiter, die Anschaffung und Wartung von HR-Software sowie die Ausgaben für interne Veranstaltungen wie Karrieremessen oder Informationsveranstaltungen fallen darunter.
Externe Kosten
Externe Kostenfaktoren hingegen beziehen sich auf Ausgaben, die außerhalb des Unternehmens anfallen. Dazu gehört auch das Budget für das Schalten von Stellenanzeigen auf Jobbörsen, in Zeitungen oder Fachzeitschriften. Auch die Beauftragung von Headhuntern oder Personalberatungen sowie die Teilnahme an externen Karrieremessen zählen zu den externen Kostenfaktoren.
Kennzahlen für die Bewertung von Recruiting-Kosten
Cost per Hire
Um die Effizienz des Budgets für Personaler zu bewerten, sind bestimmte Kennzahlen besonders wichtig. Die Cost-per-Hire gibt die durchschnittlichen Ausgaben an, die für die Besetzung einer offenen Stelle anfallen.
Diese Kennzahl umfasst alle internen und externen Ausgaben, die während des gesamten Rekrutierungsprozesses anfallen. Eine genaue Ermittlung der Cost-per-Hire ermöglicht es Arbeitgebern, die Effizienz ihrer Recruitingkosten zu bewerten und potenzielle Einsparungspotenziale zu identifizieren.
Time to Hire
Eine weitere wichtige Kennzahl für die Personalsuche ist die Time-to-Hire. Diese Kennzahl misst die durchschnittliche Zeitspanne von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Eine kurze Time-to-Hire kann auf einen effizienten Rekrutierungsprozess hinweisen, während eine lange Time-to-Hire auf Ineffizienzen und potenzielle Probleme im Rekrutierungsprozess hinweisen kann. Arbeitgeber sollten bestrebt sein, die Time-to-Hire so kurz wie möglich zu halten, um Budget zu sparen und offene Stellen schnell zu besetzen.
Fluktiation
Die Fluktuationsrate ist ebenfalls eine wichtige Kennzahl zur Bewertung der Effizienz von HR-Maßnahmen. Diese Kennzahl zeigt, wie viele Mitarbeiter den Arbeitgeber innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen haben und wie oft neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Eine hohe Fluktuationsrate kann auf Probleme in der Unternehmenskultur oder im Arbeitsumfeld hinweisen und zu erhöhten Ausgaben für die Recruiting-Maßnahme führen. Arbeitgeber sollten daher Maßnahmen ergreifen, um die Fluktuationsrate zu senken und die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Die Faktoren, die die Kosten beeinflussen
Bei der Besetzung von spezialisierten Stellen müssen Unternehmen oft höhere Ausgaben für die Suche nach geeigneten Kandidaten einplanen. Dies kann den Einsatz von Headhuntern oder spezialisierten Jobbörsen erfordern, die höhere Gebühren verlangen. Auch die Anforderungen an die Bewerber können die HR-Ausgaben beeinflussen. Stellen mit hohen Anforderungen an die Qualifikationen und Erfahrungen der Bewerber erfordern oft einen aufwändigeren und damit teureren Rekrutierungsprozess.
Bei der Besetzung von allgemeinen Positionen hingegen können die Ausgaben niedriger ausfallen. Diese Positionen erfordern in der Regel keine spezialisierten Fähigkeiten oder Erfahrungen, wodurch der Rekrutierungsprozess einfacher und kostengünstiger gestaltet werden kann. Arbeitgeber können für diese Positionen allgemeine Jobbörsen oder interne Recruiting-Maßnahmen nutzen, die in der Regel kostengünstiger sind.
Die Wahl der Strategien
Die Auswahl der geeigneten Recruiting-Maßnahmen hat einen erheblichen Einfluss auf die Ausgaben und die Effektivität. Verschiedene Methoden haben unterschiedliche Kosteneffizienzen und Reichweiten. Online-Stellenanzeigen sind eine weit verbreitete Methode, die relativ kostengünstig und effektiv sein kann. Unternehmen können Stellenanzeigen auf allgemeinen Jobbörsen oder spezialisierten Plattformen schalten, um eine breite Zielgruppe zu erreichen.
Social Media ist eine weitere kosteneffiziente Methode, die eine breite Reichweite bietet. Durch die Nutzung von Plattformen wie LinkedIn, Facebook und Instagram können Arbeitgeber gezielt potenzielle Kandidaten ansprechen und mit ihnen in Kontakt treten. Social Media Recruiting ermöglicht es Unternehmen, eine Online-Stellenanzeige kostengünstig zu schalten und gleichzeitig die Reichweite zu maximieren.
Headhunter und Personalberatungen sind hingegen teurere Maßnahmen, die vor allem für schwer zu besetzende Positionen und Führungsrollen genutzt werden. Headhunter haben Zugang zu einem breiten Netzwerk von potenziellen Kandidaten und können gezielt nach den besten Talenten suchen. Die Kosten für Headhunter und Personalberatungen sind jedoch höher als für andere Recruiting-Maßnahmen.
Interne Recruiting-Maßnahmen
Die Karrierewebsite als Recruiting-Instrument
Eine gut gestaltete Karrierewebsite kann erheblich zur Reduzierung der Ausgaben beitragen. Sie dient als zentrale Anlaufstelle für Bewerber und ermöglicht eine direkte und kosteneffiziente Kommunikation. Unternehmen können auf ihrer Karrierewebsite Informationen über offene Stellen, den Arbeitgeber und die Unternehmenskultur bereitstellen. Eine ansprechende und benutzerfreundliche Karrierewebsite kann potenzielle Bewerber anziehen und den Rekrutierungsprozess vereinfachen.
Durch die direkte Bewerbung über die Karrierewebsite können Arbeitgeber die Ausgaben für externe Stellenanzeigen und Jobbörsen reduzieren. Zudem ermöglicht die Karrierewebsite eine einfache Verwaltung der Bewerbungen und eine schnelle Kommunikation mit den Bewerbern. Unternehmen sollten daher in eine gut gestaltete und benutzerfreundliche Karrierewebsite investieren, um die Recruiting-Kosten zu senken und den Rekrutierungsprozess zu optimieren.
Mitarbeiterempfehlungen als Recruiting-Methode
Mitarbeiterempfehlungen sind eine der kostengünstigsten und effektivsten Methoden zur Personalbeschaffung. Sie basieren auf dem Netzwerk und der Glaubwürdigkeit der aktuellen Mitarbeiter. Firmen können ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, potenzielle Kandidaten aus ihrem persönlichen oder beruflichen Netzwerk zu empfehlen. Mitarbeiterempfehlungen haben den Vorteil, dass die empfohlenen Kandidaten oft gut zum Unternehmen passen und die Unternehmenskultur bereits kennen.
Durch Mitarbeiterempfehlungen können Firmen die Qualität der Bewerber verbessern und die Ausgaben senken. Mitarbeiter, die erfolgreiche Empfehlungen abgeben, können mit Prämien oder Boni belohnt werden, um die Nutzung dieser Methode zu fördern. Mitarbeiterempfehlungen sind besonders effektiv, da die empfohlenen Kandidaten oft gut informiert und motiviert sind, was die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Einstellung erhöht.
Externe Recruiting-Maßnahmen
Jobbörsen und Stellenanzeigen
Jobbörsen und Stellenanzeigen sind klassische externe Recruiting-Maßnahmen, deren Kosten je nach Anbieter und Schaltungsdauer variieren. Arbeitgeber können Stellenanzeigen auf allgemeinen Jobbörsen, spezialisierten Plattformen oder in Fachzeitschriften schalten. Die Kosten für Stellenanzeigen hängen von der Reichweite und Spezialisierung der Plattform sowie der Dauer und Platzierung der Anzeige ab.
Stellenanzeigen auf allgemeinen Jobbörsen sind in der Regel kostengünstiger und bieten eine breite Reichweite. Arbeitgeber können auf diesen Plattformen eine große Anzahl potenzieller Bewerber erreichen und die Kosten für die Schaltung der Anzeigen niedrig halten. Spezialisierte Jobbörsen und Fachzeitschriften hingegen sind teurer, bieten aber den Vorteil, dass sie gezielt qualifizierte Kandidaten ansprechen, die auf der Suche nach spezifischen Stellen sind.
Mobile Recruiting und Social Media
Moderne Recruiting-Maßnahmen wie Mobile Recruiting und Social Media bieten kosteneffiziente Möglichkeiten zur Ansprache einer breiten Zielgruppe. Mobile Recruiting ermöglicht es Bewerbern, sich einfach und schnell über mobile Geräte zu bewerben. Unternehmen können mobile-optimierte Karrierewebsites und Bewerbungsformulare bereitstellen, um den Bewerbungsprozess zu erleichtern und die Recruiting-Kosten zu senken.
Social Media Recruiting nutzt Plattformen wie LinkedIn, Facebook und Instagram, um Stellenanzeigen zu schalten und mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten. Social Media bietet den Vorteil, dass Unternehmen gezielt nach bestimmten Qualifikationen und Erfahrungen suchen können und die Reichweite ihrer Stellenanzeigen maximieren. Zudem sind die Kosten für Social Media Recruiting in der Regel niedriger als für traditionelle Stellenanzeigen.
Headhunter und Personalberatungen
Headhunter und Personalberatungen sind spezialisierte externe Recruiting-Maßnahmen, die vor allem für schwer zu besetzende Positionen und Führungsrollen genutzt werden. Headhunter haben Zugang zu einem breiten Netzwerk von potenziellen Kandidaten und können gezielt nach den besten Talenten suchen. Die Kosten für Headhunter und Personalberatungen sind jedoch höher als für andere Recruiting-Maßnahmen.
Headhunter und Personalberatungen bieten den Vorteil, dass sie über umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen im Rekrutierungsprozess verfügen und Arbeitgebern bei der Suche nach qualifizierten Kandidaten unterstützen können. Sie übernehmen den gesamten Rekrutierungsprozess, von der Kandidatensuche über die Vorauswahl bis hin zur Verhandlung der Vertragsbedingungen. Unternehmen können durch den Einsatz von Headhuntern und Personalberatungen Zeit und Ressourcen sparen und die Qualität der Einstellungen verbessern.
Die Optimierung von Recruiting-Kosten
Eine strategische Planung der Recruiting-Kosten ist entscheidend, um Einsparungspotenziale zu identifizieren und die Effizienz zu steigern. Personaler sollten eine umfassende Analyse ihrer Recruiting-Kosten durchführen und gezielte Maßnahmen zur Kostensenkung ergreifen. Dazu gehört die Optimierung der Recruiting-Prozesse, der Einsatz moderner Technologien und die Auswahl der kosteneffizientesten Recruiting-Maßnahmen.
Die Optimierung der Recruiting-Prozesse kann durch die Analyse und Verbesserung bestehender Abläufe erreicht werden. Unternehmen sollten ihre Recruiting-Prozesse regelmäßig überprüfen und ineffiziente oder unnötige Schritte identifizieren. Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Recruiting-Prozesse können Personaler Zeit und Kosten sparen und die Effizienz steigern.
Der Einsatz moderner Technologien, wie z.B. Applicant Tracking Systems (ATS), kann den Recruiting-Prozess automatisieren und beschleunigen. ATS-Systeme ermöglichen eine effiziente Verwaltung der Bewerbungen und eine schnelle Kommunikation mit den Bewerbern. Arbeitgeber können durch den Einsatz von ATS-Systemen die Recruiting-Kosten senken und den Rekrutierungsprozess optimieren.
Die Bedeutung von Personalcontrolling für die Kosteneinsparung
Personalcontrolling spielt eine zentrale Rolle bei der Kosteneinsparung im Recruiting. Durch die kontinuierliche Überwachung und Analyse der Recruiting-Kennzahlen können Firmen ihre Ausgaben besser steuern und gezielte Maßnahmen zur Kostenreduktion ergreifen. Personalcontrolling ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz ihrer Recruiting-Maßnahmen zu bewerten und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Eine regelmäßige Auswertung der Cost-per-Hire, Time-to-Hire und Fluktuationsrate bietet wertvolle Einblicke in die Effektivität der Recruiting-Prozesse. Arbeitgeber sollten diese Kennzahlen regelmäßig überwachen und Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz und Reduktion der Kosten ergreifen. Durch die Analyse und Optimierung der Recruiting-Kennzahlen können Unternehmen ihre Recruiting-Kosten senken und gleichzeitig die Qualität der Einstellungen verbessern.
Die Kosten pro Stelle
Die durchschnittlichen Kosten für die Besetzung einer Stelle variieren je nach Unternehmen, Branche und Position. Eine genaue Analyse der Recruiting-Kosten kann helfen, die Durchschnittskosten zu ermitteln und gezielte Maßnahmen zur Reduktion zu ergreifen. Personaler sollten ihre Recruiting-Kosten regelmäßig überprüfen und mit Branchenbenchmarks vergleichen, um Einsparungspotenziale zu identifizieren.
Durchschnittliche Kosten für die Besetzung einer Stelle
Ein Vergleich der Recruiting-Kosten innerhalb der Branche kann Aufschluss über Einsparungspotenziale geben. Arbeitgeber sollten ihre Recruiting-Kosten mit den Durchschnittskosten der Branche vergleichen und gezielte Maßnahmen zur Reduktion der Kosten ergreifen. Durch das Setzen von Benchmarks können Unternehmen ihre Recruiting-Kosten besser steuern und optimieren.
Fazit: Die wahren Recruiting Kosten
Eine strategische Planung und Analyse der Recruiting-Kosten ist unerlässlich, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu reduzieren. Firmen sollten die verschiedenen internen und externen Faktoren berücksichtigen und gezielte Maßnahmen ergreifen, um ihre Recruiting-Prozesse zu optimieren.
Durch eine sorgfältige Planung und die gezielte Nutzung von Kennzahlen und Technologien können Unternehmen ihre Recruiting-Kosten effektiv senken und gleichzeitig die Qualität der Einstellungen verbessern. Dies führt nicht nur zu finanziellen Einsparungen, sondern auch zu einer höheren Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter.
